Wie erstellt man einen Chatbot?

Wie erstellt man einen Chatbot?

Smart-Recruiting durch digitale Assistenten

Sehr vielen Unternehmen ist bewusst, dass der deutsche Arbeitsmarkt sich zu einem Bewerbermarkt entwickelt. Unternehmen müssen neue Weg finden um Bewerber gezielt anzusprechen und eine reibungslose und schnelle Kommunikation zu ermöglichen. Denn die Candidate Experience ist entscheidend für den Bewerbungsprozess.

Um diese so optimal wie möglich zu gestalten, werden intelligente Assistenz-Systeme benötigt, um Arbeitnehmer rund um die Uhr betreuen zu können. Zu diesen digitalen Assistenten zählen Chatbots, die unter anderem in Instant Messaging-Systemen wie dem Facebook Messenger oder WhatsApp verwendet werden.

Chatbot-Icon

Was ist ein Chatbot?

Unter einem Chatbot versteht man ein textbasiertes Dialogsystem, welches den schriftlichen Austausch mit einem technischen System erlaubt. Dabei können User eines Chatbots beispielsweise Fragen stellen, welche dieser dann beantwortet.

Die Anzahl der verfügbaren Chatbots ist, allein im Facebook Messenger, innerhalb von nur zwei Jahren von 11.000 auf 200.000 gestiegen.

Welche Vorteile bietet ein Chatbot?

Studien haben ergeben, dass vor allem die Generation Y Chatbots im Rahmen der Stellensuche, nutzt. Die so genannten Millenials machen bald den größten Teil der Belegschaft in den Unternehmen aus.

Dementsprechend sinnvoll ist es einen solchen Chatbot in Stellenanzeigen einzubinden. Zusätzlich zeigen Unternehmen einen modernen und jungen Charakter und somit, dass sie für die Zielgruppe, also die noch junge Generation Y, relevant sind. Gleichzeitig stärken sie ihr Employer Branding.

Entwicklung der Kommunikation von Gen. X zu Gen. Y

Mit Hilfe eines Chatbots können außerdem rund um die Uhr, völlig formlos, Informationen zur angebotenen Stelle, sowie dem Unternehmen eingeholt werden.

Außerdem kann ein Chatbot signifikante Anforderungen zu einer Stelle erfragen und so bereits eine Vorauswahl treffen, indem er beispielsweise auf fehlende Qualifikationen hinweist. Bewerber werden schon vor dem Versenden einer Bewerbung darauf aufmerksam gemacht, wenn bestimmte Kenntnisse nicht vorhanden sind, die für eine Einstellung unabdingbar sind. Dadurch erhalten Unternehmen deutlich mehr Bewerbungen qualifizierter Interessenten.

Ein Chatbot soll Interessierten unterstützend zur Seite stehen. Die sofortige Beantwortung von Fragen und der Begleitung durch den Prozess des Kennenlernens bis zur Bewerbung, kann die Absprungrate deutlich schrumpfen lassen.

Auch die tatsächliche Bewerbung ist, mit nur wenigen Klicks, über den Chatbot möglich. Insbesondere die Tatsache sich so unkompliziert bewerben zu können, senkt die Schwelle sich zu bewerben deutlich.

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Wie entwickelt man einen Chatbot?

Die Entwicklung eines Chatbots kann grob in zwei Teile gegliedert werden – Planung und Umsetzung. Während der Planung wird unter anderem genau festgelegt für welchen Zweck der Bot verwendet werden und wie dieser aussehen soll. Die eigentliche Entwicklung erfolgt im Anschluss, basierend auf diesen Entscheidungen.

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Planung eines Chatbots

Im ersten Schritt ist es sinnvoll Use Cases zu definieren. Dabei handelt es sich um eine Methode, die das Verhalten mit einem digitalen Produkt, aus der Sicht des Benutzers, ergründet. Use Cases fassen deshalb alle erdenklichen Szenarien zusammen, die benötigt werden, um ein Ziel zu erreichen.

Ebenso müssen im ersten Schritt, bestimmte Entscheidungen getroffen werden, bevor die Konzeption beginnen kann. Es gilt den Zweck, den der Bot erfüllen soll, zu definieren. Ebenso soll entschieden werden, für welche Plattform der Chatbot entwickelt werden soll.

Im nächsten Schritt sollte die Definition der Zielgruppe in Form von Candidate Personas erfolgen. Eine Candidate Persona ist ein fiktionales Abbild eines idealen Kandidaten. Vergleichbar mit dem klassischen Anforderungsprofil im Recruiting. Allerdings enthält die Persona eine Reihe zusätzlicher Informationen, die das Bild vom gewünschten Kandidaten bzw. Nutzer des Chatbots abrunden und konkretisieren.

Candidate Personas unterstützen in der Recruiting-Kommunikation dabei, die richtigen Botschaften für Kandidaten zu entwickeln. Innerhalb des Chatbots können diese Vertrauen schaffen und zu mehr Bewerbungen passender Kandidaten führen.

Ebenso wichtig ist es eine Persona für den Chatbot zu definieren. Auch hier müssen Entscheidungen bezüglich des Namens des Chatbots und seines visuellen Auftretens getroffen werden.


GP-Boty –
Der Chatbot von GermanPersonnel

Während der Planung sollte man sich mit der Konzeption der Konversation, auch Conversational Interfaces genannt, auseinandersetzen. Diese Konversation basiert auf den im Vorfeld definierten Use Cases. Hier wird entschieden, wann welche Elemente zum Einsatz kommen.

Bots deren Antworten maschinell erstellt werden, nennen sich auch gescribbelte Bots. Dabei werden Kommunikationsstränge erstellt, die den Nutzer durch eine Konversation führen sollen. Diese Art von Bot wird mit Schaltflächen und vordefinierten Antworten versehen. Der Nutzer hat also die Wahl zwischen verschiedenen vorgegeben Antwortmöglichkeiten und der Eingabe eigener Fragen und Antworten. Dabei reagiert der Bot auf zuvor festgelegte Keywords und Phrasen.

Eine Begrüßung könnte wie folgt aussehen:

<<<>>> 
Hi, {{first name}}!
Mein Name ist {{Bot Name}}.
<<<>>> 

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Umsetzung eines Chatbots

Sobald die Schritte der vorhergehenden Planung umgesetzt wurden kann mit der technischen Umsetzung des Chatbots begonnen werden.

Ein mögliches Chatbot Tool ist Chatfuel, welches sich hervorragend mit dem Facebook Messenger kombinieren lässt.

Nachdem der Chatbot mit der Facebook Seite des Unternehmens verknüpft wurde gilt es, die vorab definierten Konversationstränge, auch Flows, zu übertragen.  Begonnen wird mit der Übertragung des Begrüßungs-Flows.

Willkommensnachricht für einen Chatbot im Tool Chatfuel

Bietet man Vorschläge am Ende des ersten Blocks an, lassen sich Übergänge für die weiteren Flows schaffen. Diese sollten immer auf die im Vorfeld definierten Use Cases abzielen.

Mögliche Begrüßung eines Chatbots

Falls sich der Nutzer für die Möglichkeit entscheidet, sich direkt auf das Jobangebot zu bewerben, hat er ebenfalls am Ende der Begrüßung die Möglichkeit dies zu tun.

Der Chatbot wird in einer online verfügbaren Stellenanzeige platziert und bietet dem Betrachter der Stellenanzeige die Möglichkeit eine angeleitete Konversation über diese Stellenanzeige zu beginnen. Dafür ist lediglich ein Klick auf die Weiterleitung zum Chatbot notwendig. Der entsprechende Button kann beispielsweise mit dem Text „Haben Sie Fragen?“ versehen werden.

Einbindung des Chatbots in einer Stellenanzeige

Um auf den im Facebook Messenger integrierten Bot zugreifen zu können, muss der Interessent lediglich mit seinem Facebook Profil eingeloggt sein.
Da nicht jeder Nutzer intuitiv die Vorschläge während der Kommunikation mit dem Bot auswählt, ist es wichtig den Chatbot auf gewisse Fragestellungen hin zu trainieren.

Ist ein potenzieller Bewerber zum Beispiel an Zusatzleistungen interessiert, sollte darauf geachtet werden genug passende Keywords zu hinterlegen, damit der Chatbot die gewünschten Informationen übermitteln kann.

Der Chatbot sollte darauf programmiert werden, dass er, sobald er eine Eingabe einmal nicht erkennt, den „Fehlermeldung“-Flow aktiviert.

Der Flow beinhaltet die Möglichkeit einen persönlichen Kontakt zu einem Personaldienstleister aufzunehmen und zeigt nochmal Vorschläge zu den Themenbereichen, über welche der Chatbot informieren kann.

Nach erfolgreicher Entwicklung und Livegang des Chatbots besteht die abschließende Aufgabe darin eine Analyse durchzuführen. Basierend auf deren Ergebnissen kann der Chatbot kontinuierlich verbessert und optimiert werden. Die Effektivität des Bots kann mit Hilfe diverser Kennzahlen gemessen werden.

Chatbot-Icon

Chatbot als Stellenanzeigen Add-on in PERSY

Unternehmen, deren Ziel es ist Bewerbern den bestmöglichen Bewerbungsprozess zu ermöglichen, sollten über die Einbindung des Stellenanzeigen Add-ons „Chatbot“ nachdenken.

Unter Stellenanzeigen-Add-ons versteht man Erweiterungen, die eine Stellenanzeige aufwerten. Sie erweitern das Angebot an Informationen innerhalb einer Stellenanzeige oder bieten alternative Bewerbungsmöglichkeiten. Eine solche Integration kann allerdings einen hohen technischen Aufwand bedeuten. Software-Anwendungen wie PERSY bieten ihren Kunden eine automatische Einbindung an.

So hat PERSY die Möglichkeit über Stellenanzeigen auf einen Chatbot innerhalb eines gängigen Messengers, wie zum Beispiel dem Facebook Messenger, zuzugreifen. Dabei ist zu beachten, dass GermanPersonnel lediglich die Einbindung, nicht aber die Entwicklung eines Chatbots anbietet.

Aus PERSY heraus geschaltete Stellenanzeigen verfügen über ein Feld, welches das jeweilige Icon des verwendeten Systems des Chatbots anzeigt. Im Falle der Einbindung eines Bots über den Facebook Messenger, öffnet sich der Messenger in einem neuen Tab, sodass ein Bewerber sofort mit diesem kommunizieren kann.


Darstellung des Chatbots im Facebook Messenger

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