Wie verfasst man eine Abwesenheitsnotiz?

Abwesenheitsnotiz mit Humor oder nach Etikette?

Abwesenheitsnotiz mit Humor oder nach Etikette?

Wie lustig darf eine Abwesenheitsnotiz sein?

Wenn der lang ersehnte Urlaub ansteht, gehört es zum guten Ton, eine Abwesenheitsnotiz zu hinterlassen. Anfragen per Mail bleiben auf diese Weise nicht unbeantwortet. Zugleich wird erklärt, weshalb sie aber dennoch nicht bearbeitet werden. Abwesenheitsnotizen sind allerdings häufig sehr trocken formuliert. Viele angehende Urlauber würden gerne humorvoller schreiben, fürchten aber um die angemessene Etikette. Wie lustig darf eine Abwesenheitsnotiz sein? Und gibt es Unterschiede zu Urlaub, Elternzeit oder Rentenbeginn?

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Abwesenheitsnotizen sind Visitenkarten des Unternehmens

Die Schwierigkeit mit humorvollen Abwesenheitsnotizen dreht sich um den Repräsentationscharakter, den solche Nachrichten besitzen. Sie sind im Kontakt mit den Kunden Visitenkarten des Unternehmens. Und es ist in der Regel nicht angemessen, hier durch Witz punkten zu wollen. Kunden müssen seriös behandelt werden. Sie erwarten eine Angabe darüber, wie lange ihr Kontakt nicht zu erreichen ist und ob es möglicherweise eine Urlaubsvertretung gibt – falls ja, muss die Abwesenheitsnotiz deren Informationen erhalten. 

Nach Innen liegen die Dinge in vielen Unternehmen anders. Herrscht eine gute Atmosphäre, ist eine launige Abwesenheitsnotiz durchaus akzeptabel. Hier darf beispielsweise darauf hingewiesen werden, dass man derzeit das Büro- gegen das Strandhemd getauscht hat und deshalb keine Mails beantworten kann. Ins Geschmacklose darf es selbstverständlich nicht abrutschen. Lustige Abwesenheitsnotizen sind vor allem in Unternehmen mit flachen Hierarchien akzeptiert. Gibt es hingegen eine strenge Rangordnung, fühlen sich Vorgesetzte eventuell durch eine witzig gemeinte Nachricht nicht ernst genommen. Auch in einem solchen Fall sollte man darauf besser verzichten.

Getrennte Abwesenheitsnotizen für Kollegen und Kunden 

Wer gerne eine humorvolle Nachricht für seine Kollegen schreiben möchte, sollte trennen: Kollegen und Kunden erhalten jeweils eine individuelle Abwesenheitsnotiz. Dies lässt sich durch einen Filter bewerkstelligen: Erkennt das Mailprogramm eine Adresse des eigenen Unternehmens, sendet sie die lustige Nachricht. Ansonsten wird die klassische Abwesenheitsnotiz verschickt. 

Aber Vorsicht: Auch hier kann es unangenehme Überraschungen geben. Ein Geschichtsprofessor einer norddeutschen Universität musste diese Erfahrung machen. Er ärgerte sich über die respektlose Ansprache vieler Studierenden in Mails. Als er in den Urlaub ging, verfasste er zusätzlich zu seiner Abwesenheitsnotiz ein „Tutorial für die richtige Ansprache von Professoren.“

Wer immer ihm mit einer Mailadresse der Universität schrieb, erhielt diese Nachricht. Der Präsident der Hochschule, seine Dekanin und viele Kollegen konnten über das Tutorial nicht lachen. Wenn Sie eine Abwesenheitsnotiz schreiben und mit einem Filter ausstatten, müssen Sie stets im Blick haben, wer potenziell die Nachricht lesen kann. 

Ausnahmen: Abwesenheitsnotizen für spezielle Ereignisse erlauben positiven Humor 

Das alte Sprichwort „Keine Regel ohne Ausnahme“ gilt auch für den Humor in einer Abwesenheitsnotiz. Zu speziellen Ereignissen darf es lustig sein. Wer Nachwuchs erwartet, darf beispielsweise schreiben, dass er oder sie gerade nicht im Büro ist, weil ein wichtiges Paket vom Storch zugestellt werden soll.

Lustige Abwesenheitsnotizen sind beispielsweise auch für den Mutterschutz, die Elternzeit oder ein Sabbatical angebracht. Der Humor in solchen Notizen sollte positiv sein. Ironie oder Sarkasmus sind nicht angebracht.

Aber auch hier existiert eine Ausnahme: Am letzten Arbeitstag darf man auch eine ironische Abwesenheitsnotiz verfassen. Beliebt ist beispielsweise „Fehler 404, Arbeitsplatz nicht mehr vorhanden, da Arbeitnehmer ab jetzt den Ruhestand genießt.“ 

Regeln für eine Abwesenheitsnotiz 

Generell sollte eine Abwesenheitsnotiz Folgendes beinhalten: 

  • Zeitraum der Abwesenheit, Vertretungskontakt 
  • Freundliche Ansprache (Keinesfalls darf eine „Ist mir egal, dass Ihnen nicht geholfen wird“-Einstellung aus dem Text hervorkommen)
  • Knapp: der Kontakt muss nur Bescheid wissen und nicht schriftstellerisches Talent bewundern 
  • Keine Kontaktinformation, um die betreffende Person im Urlaub zu erreichen wie beispielsweise die Handynummer. Sonst werden die freien Tage schnell zum Home bzw. Hotel Office 
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Wichtig: Urlaubsvertretung gut einarbeiten 

Wer eine Urlaubsvertretung hat, kennt das folgende Problem: Kommt man zurück, ist so viel liegengeblieben oder schlecht erledigt worden, dass man gleich wieder weg möchte. Oft liegt dies an einer mangelhaften Einarbeitung des Kollegen. Dieser wird gar nicht erst befähigt, die Aufgaben kompetent wahrzunehmen. Nehmen Sie sich deshalb vor dem Urlaub die Zeit die Vertretung einzuarbeiten. Wenn Sie selbst die Urlaubsvertretung sind, bestehen Sie darauf, gut eingearbeitet zu werden.

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