Im Auftrag unseres Kunden suchen wir ab sofort:

Principal Administrative Assistant (m/f) / Frankfurt am Main

Olivera Nickel Personalvermittlung ist ein auf Fach- und Führungskräfte spezialisiertes Personaldienstleistungsunternehmen mit besten und langjährigen Kontakten zu lukrativen Arbeitgebern aus unterschiedlichsten Branchen im gesamten Rhein-Main Gebiet. Unser Kerngeschäft ist die zielgerichtete Direktvermittlung sowie der Karriereschritt von der Arbeitnehmerüberlassung in die Übernahme durch den Kundenbetrieb.

Im Auftrag unseres renommierten Kunden aus der Banken/Finanzdienstleistungen-Branche mit Sitz in Frankfurt suchen wir ab sofort eine/n Mitarbeiter/in in Vollzeit. Bei dieser Position handelt es sich um eine Arbeitnehmerüberlassung (AÜ).

Stellenbeschreibung

On behalf of our client, an international bank based in Frankfurt am Main, we are looking for a Principal Administrative Assistant (m/f).  

Business Area: Directorate General Information Systems, IT Governance and Business Relations Division.

Tasks:

  • Assemble, collate, distribute and archive project information and provide this information on request; update project information and documents and maintain the project records. This include preparation and follow-up of project related documents, like project plans, status reports, letters and memos, tracking of deliverables and approvals, etc;
  • Administer project related communication, using any kind of communication tool required for the project ensuring an efficient communication flow within and outside the project;
  • Ensure the proper setup and follow up of project related meetings. The duty includes the proper capturing of important discussion items, preparation of minutes and follow up of their respective approval and scheduling, logistical arrangements and preparation (e.g. presentations) of meetings;
  • Monitoring of resource and financial budgets and expenditure for the projects, preparation of purchase orders and invoicing within the respective IT systems; 

Qualifications and experience:

  • Formal commercial / vocational qualification or formal qualifications in business studies, administration or another relevant subject;
  • At least 6 years administrative experience;
  • At least two years demonstrable experience in assisting and supporting IT project management in an international, multi-stakeholder environment according to project management standards (e.g. PMI, PRINCE2, company specific) and supporting project administration including plans, risks/issue logs, purchase orders, documentation repositories;
  • At least two years demonstrable experience in the independent preparation of meetings, taking minutes and coordinating administrative activities, meetings, building, logistics and distribution of documentation;
  • Hands-on experience in preparing and monitoring financial budgets;
  • Experience in commitment entry and budget monitoring using IT applications for budgeting and purchasing (e.g. SAP) would be an advantage;
  • Excellent knowledge of MS Office (Word, Access, PowerPoint, Excel and Outlook);
  • Experience using Microsoft Project and/or document management systems would be an advantage;
  • Advanced level of English, both written and spoken;
  • Drafting ability within sphere of responsibility;
  • Working knowledge of one other official community language.

Competencies

The successful candidate will have the following behavioural competencies:

  • Delivers results within tight time frames; 
  • Establishes and maintains cooperative relationships with other staff members and management, both inside and outside the organisation; understands who his/her clients are and what their expectations are;
  • Ability to stay focused and remain calm in unforeseen circumstances and while under pressure;
  • A conscientious attitude with strong commitment towards the job, and the willingness and ability to work overtime when required;
  • Self-motivation, capacity to work on his/her own initiative and without close supervision;
  • Ability to work both independently and in a team, demonstrating team spirit and a willingness to support and cooperate successfully with other team members;
  • Discreet in handling sensitive and confidential information;
  • Ability to manage multiple assignments and to track the progress of numerous simultaneous processes.

If you are interested, we would be pleased to receive your English CV by e-mail (bewerbung@nickel-personal.de). Please let us know your salary expectations and when you would be available for assignment. 

We are looking forward to receiving your application.

Kind regards,
Olivera Nickel 

Stellenübersicht

Einsatzort (Umkreis): 60311 Frankfurt, (50 km) Branche: Banken/Finanzdienstleistungen Tätigkeitsbereich: Informationstechnologie (IT) geforderter Abschluss: Beschäftigungs-Art: Arbeitnehmerüberlassung (AÜ) Beschäftigungs-Verhältnis: Vollzeit Anzahl offener Stellen: 1

Allgemeine Bewerbungsinformationen

Sollten Sie sich schriftlich bewerben, reichen Sie uns bitte nur Kopien Ihrer Bewerbungsunterlagen ein, da diese aus Kostengründen nicht zurückgesendet werden können. Sofern Ihnen eine schriftliche Ablehnung zugeht, werden Ihre Bewerbungsunterlagen bis zum Ablauf der Frist § 15 Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz (AGG) aufbewahrt und anschließend vernichtet.

Alternativ zur Onlinebewerbung sind Sie herzlich eingeladen Ihren aussagekräftigen tabellarischen Lebenslauf, gerne mit Lichtbild, dem von Ihnen gewünschten Eintrittstermin und Ihren Gehaltsvorstellungen, per E-Mail zu Händen Frau Olivera Nickel an bewerbung@nickel-personal.de zu senden.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbungsunterlagen und bedanken uns im Voraus!

Weitere Informationen zu "Olivera Nickel Personalvermittlung" und unserem Leistungsspektrum finden Sie auf unserer Homepage www.nickel-personal.de.